Mengkritisi IPM dapat dilakukan dari berbagai sudut pandang seperti sejarah, sosial, politik, budaya, pemikiran, dan lain sebagainya. Namun apabila ingin menelisik lebih dalam mekanisme pergerakan internal IPM sebagai sebuah organisasi, lebih tepat menggunakan kaca mata manajemen dan organisasi. Sudut pandang manajemen dapat menguraikan pergerakan IPM dalam sudut pandang manajerial seperti bagaimana perencanaan program? Bagaimana pengorganisasian dalam IPM? Bagaimana pengaktualisasian kegiatan?
Dan bagaimana sistem pengontrolan dan evaluasi program dalam IPM? Pertanyaan-pertanyaan ini dapat dijadikan sebagai fondasi untuk menjawab pertanyaan berikutnya yang lebih bersifat penilaian seperti sudah efektifkah perencanaan program yang dilakukan IPM? Sudah efisienkah struktur organisasi yang dibentuk? Bahkan dapat juga digunakan untuk menganalisis apakah sebuah program harus dilanjutkan atau dihapuskan.
Membahas prihal manajemen maka tidak bisa lepas dari fungsi-fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaktualisasian dan pengontrolan. Empat fungsi manajemen ini dapat dijadikan sebagai ruang lingkup dalam menganalisis IPM dari sudut pandang manajemen dan organisasi. Lebih spesifik dalam ruang lingkup perencanaan terdapat aspek pembuatan keputusan, perencanaan strategis, alat-alat perencanaan, teknik perencanaan, pembuatan visi dan lain sebagainya. Begitu pula dengan pengorganisasian, secara spesifik membahas aspek desain organisasi, struktur organisasi, koneksifitas antar bagian, dan lainnya.
Dalam pengaktualisasian dapat dianalisis aspek kepemimpinan, komunikasi organisasi, motivasi dalam organisasi, perilaku organisasi dan lainnya. Tak kalah penting, pengontrolan menjadi alur kunci karena membahas sistem pengontrolan dan evaluasi program yang berkontribusi untuk konsistensi perencanaan dalam pengaktualisasian dan untuk penilaian yang bermanfaat dalam progresifitas kinerja organisasi.
Seperti yang diuraikan di atas, banyak sekali aspek yang dapat dikaji dan diteliti dalam tubuh IPM dari kaca mata manajemen. Sehingga untuk mencapai tahap kebijakan jangka panjang IPM tahun 2020-2022 yaitu “diarahkan kepada transformasi (perubahan cepat ke arah kemajuan) dan terciptanya seluruh elemen sistem organisasi dan jaringan IPM yang maju, profesional, dan modern…” maka memandang IPM dari kaca mata manajemen dan organisasi menjadi urgensi tersendiri.
Walaupun tahap kebijakan terfokus di periode (kepemimpinan) depan, namun persiapan untuk itu harus dimulai dari sekarang. Karena membangun sebuah organisasi yang memiliki kualitas manajemen yang profesional membutuhkan usaha-usaha yang terfokus dan strategi-strategi yang efektif dan efisien.
Apalagi IPM bertaraf nasional yang hampir setiap provinsi terdapat Pimpinan Wilayah IPM. Hampir di setiap kabupaten terdapat Pimpinan Cabang IPM. Bahkan Pimpinan Cabang tersebar luas hampir di setiap kecamatan di Indonesia. Belum lagi Pimpinan Ranting yang tersebar luas di setiap sekolah dan pondok pesantren Muhammadiyah, dan tersebar juga di tingkatan desa.
Data valid secara kuantitas terkait keorganisasian belum dimiliki oleh IPM. Sehingga perlu adanya penguatan data base IPM dan program pendataan dan penelitian yang massif. Tak heran, untuk mencapai profesionalisme yang diimpikan dalam bidang manajemen dan organisasi membutuhkan waktu yang lama dan harus disiapkan dari sekarang.
Urgensi pembenahan sistem organisasi IPM juga disebabkan banyaknya permasalahan yang muncul dari kualitas manajemen IPM yang masih rendah. Hal ini disebabkan oleh banyak faktor. Apabila ditelisik lebih dalam, maka banyak sekali permasalahan yang menjadi faktor rendahnya kualitas manajemen di IPM. Mulai dari kurang relevannya pedoman-pedoman organisasi karena sudah lama tidak ditinjau dan direvisi.
Sampai ke ranah pelatihan-pelatihan yang kurang relevan dengan pedoman yang ada. Sehingga muncul permasalahan keorganisasian yang disebabkan oleh kualitas sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan minim dalam hal pengelolaan keorganisasian IPM. Belum lagi sifat pragmatis dan kurangnya pengetahuan pimpinan terkait mekanisme atau aturan main dalam manajemen dan organisasi menyebabkan munculnya budaya organisasi yang menghasilkan varietas pengelolaan dan ketimpangan sudut pandang manajerial. Tentunya masih banyak permasalahan-permasalahan lainnya yang membutuhkan pembenahan.
Angin segar berhembus dari Bidang Organisasi PP IPM periode 2018-2020 yang menginisiasi dua tim inti sebagai kelompok kerja PP IPM yang berfokus terhadap permasalahan manajemen di IPM. Tim pertama yaitu tim pembuat platform organisasi My IPM dan yang kedua adalah tim KISO (Kajian Isu Strategis Organisasi).
Kedua tim ini memiliki fungsional yang berbeda namun saling terintegrasi dan berfokus dalam isu peningkatan manajemen dan konektifitas keorganisasian IPM. Harapannya kedua tim ini dapat memulai pembenahan manajemen dan organisasi dari hulu atau dari pusat agar pembenahan dapat dilakukan secara bertahap ke hilir sehingga tidak terjadi ketimpangan dan permasalahan baru.
KISO (Kajian Isu Strategis Organisasi) sebagai Fondasi Pengembangan Manajemen dan Organisasi IPM
Tim kajian ini berfokus dalam upaya mendiskusikan permasalahan-permasalahan strategis keorganisasian dari ranting hingga pusat yang semakin lama semakin kompleks. Identifikasi masalah yang dilakukan oleh tim KISO dilakukan dengan cara mengumpulkan isu-isu terkait keorganisasian yang secara praksis dilakukan oleh pimpinan di setiap jenjang kepemimpinan. Isu-isu lapangan tersebut dibandingkan dengan aturan-aturan dalam AD/ART IPM dan pedoman-pedoman IPM yang ada. Sehingga dapat diidentifikasi berbagai permasalahan yang ada.
Selain itu, tim KISO juga melakukan studi dokumen terhadap pedoman-pedoman keorganisasian yang sudah dirumuskan oleh PP IPM. Hasilnya banyak pedoman yang sudah tidak relevan dengan AD/ART dan juga terdapat beberapa pedoman yang tumpang tindih dalam segi substansi. Target yang dimiliki oleh tim ini adalah membedah dan memperbaiki pedoman-pedoman yang ada selain itu juga membuat pedoman organisasi yang lebih sistematis sebagai revisi pedoman ranting yang dianggap sudah usang.
Kenapa tim KISO berfokus ke dalam perbaikan pedoman-pedoman IPM? Karena pedoman dalam IPM merupakan sebuah written instrument of controlling (instrumen tertulis untuk pengendalian) yang di miliki IPM. Lemahnya sistem pengontrolan yang dimiliki oleh IPM menjadi salah satu penyebab muncul berbagai permasalahan keorganisasian. Sehingga usaha perbaikan pedoman ini diharapkan dapat menjadi upaya pemecahan masalah di tingkatan hulu.
Selain itu, seharusnya peninjauan kembali terhadap pedoman keorganisasian seperti pedoman ranting, pedoman pembentukan, peleburan dan pemekaran organisasi (P40), pedoman persidangan, pedoman umum kerja, dan protokoler organisasi yang dilakukan oleh Bidang Organisasi PP IPM juga dilakukan oleh bidang yang lain. SPI dan pedoman perkaderan perlu dikaji ulang oleh Bidang Perkaderan, panduan dakwah perlu dikaji ulang oleh Bidang KDI, pedoman administrasi kesekretariatan dan pedoman administrasi keuangan perlu dikaji ulang oleh Bidang Umum PP IPM. Peninjauan ulang pedoman-pedoman IPM seharusnya menjadi ranah strategis PP IPM dalam upaya pembenahan internal organisasi kepelajaran ini.
Hasil dari pembenahan pedoman selanjutnya dapat disosialisasikan ke setiap Pimpinan Wilayah secara nasional. Begitu pula dengan upaya mendorong pensosialisasian pedoman sampai ke tataran ujung tombak (Cabang dan Ranting). Sehingga apabila tahap ini tuntas di periode sekarang. Maka periode depan praktik pembenahan besar-besaran dapat dilakukan untuk mencapai visi tahap kebijakan jangka panjang 2020-2022.
My IPM Platform Ikatan yang Menjawab Isu Big Data Sekaligus Memotong Berbagai Masalah Administratif IPM.
Selain tim KISO, dibentuk juga tim pembangun sebuah platform organisasi yang dinamai My IPM. tim ini dibentuk untuk menanggapi isu big data yang sempat menjadi pembahasan saat Muktamar XXI IPM di Sidoarjo bahkan menjadi rekomendasi resmi hasil Muktamar. Sebagai penerapan big data, My IPM dirancang untuk mengoneksikan seluruh data dari pusat hingga ranting secara terintegrasi. Selain itu, My IPM juga dirancang untuk mengembangkan berbagai fitur yang dapat memudahkan kinerja organisasi dalam urusan administrasi, keuangan, manajemen kegiatan dan bentuk pengelolaan keorganisasian lainnya.
Walaupun pengembangan platform organisasi IPM ini masih terkendala dana dan kelengkapan fasilitas teknis. Namun tim yang dibentuk memiliki keahlian dan komitmen yang tepat untuk pengembangan My IPM. Platform ini merupakan harapan besar IPM dalam meningkatkan profesionalitas, efisiensi dan efektifitas manajemen dan organisasi IPM.
Ikhtisar
Tim KISO dan tim pengembang My.IPM merupakan dua tim yang dibentuk secara informal dari dalam tubuh ikatan. Kedua tim dan fungsinya memiliki integrasi dan tujuan yang sama. Semoga ini menjadi ikhtiar elit pimpinan dan elit intelektual IPM dalam menghadapi era digital dan membawa angin perbaikan yang konsisten dalam progresifitas kualitas manajemen dan organisasi IPM. Ikhtiar ini akan berhasil apabila didukung oleh semua kader IPM dan semua pimpinan di segala tingkatan kepemimpinan. Perlu adanya kerjasama nyata di setiap jenjang kepemimpinan dalam penyatuan paradigm dan usaha. Sehingga wacana yang sedang diimplementasikan ini menjadi karya nyata yang besar demi kebaikan ikatan tercinta.
*) Catatan
- Penulis adalah Alfa Rezky Ramadhan, Alumni PW IPM Jawa Timur periode 2016-2018, sedang menjalani pendidikan strata satu Jurusan Manajemen Pendidikan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan aktif dalam tim KISO PP IPM. Penulis dapat dihubungi via email: alfarezkyramadhan@gmail.com
- Substansi tulisan sepenuhnya merupakan tanggungjawab penulis.
