Ikatan Pelajar Muhammadiyah adalah organisasi yang besar, sedikitnya IPM memiliki 34 Pimpinan Wilayah, 302 Pimpinan Daerah, 10.030 Pimpinan Cabang dan 19.372 Pimpinan Ranting IPM se-Indonesia. IPM memiliki beragam kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka memberdayakan Pelajar di setiap jenjang tingkatan.
Kegiatan tersebut antara lain musyawarah, perkaderan, kajian atau kegiatan kreatif pelajar seperti pentas seni, lomba, maupun seminar, dan banyak kegiatan lainnya. Seluruh kegiatan tersebut pun rutin dilaksanakan dalam setiap periode dalam rangka menjalankan visi organisasi agar tetap berkesinambungan. Selain itu, dengan adanya beragam kegiatan tersebut diharapkan bisa mendorong terciptanya tujuan dari IPM yakni mewujudkan pelajar muslim yang terampil, berilmu dan berakhlak mulia.
Untuk mewujudkan kegiatan IPM yang sukses diperlukan adanya manajemen yang tepat. Di era kolaborasi ini, kegiatan yang dilaksanakan oleh IPM tidak hanya dibuat, dikerjakan dan dievaluasi oleh pihak internal saja, tetapi sering juga melibatkan banyak pihak eksternal dalam pelaksanaan kegiatan, terlebih jika kegiatan tersebut bersifat nasional dan besar. Contoh sederhananya ketika Pimpinan Pusat akan menyelenggarakan Muktamar (musyawarah tertinggi di IPM) maka akan melibatkan Pimpinan Wilayah dan Daerah IPM, Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pemerintah Daerah maupun Pusat. Bahkan hingga event organizer jika diperlukan. Oleh karena itu, untuk menjalankan tertib organisasi kita perlu memastikan tata kelola yang baik dengan para pihak terkait.
Tata kelola kegiatan yang baik didasari oleh salah satunya adalah pemenuhan kebutuhan administrasi. Administrasi menjadi hal pokok yang kerap kali diremehkan. Padahal, administrasi yang baik menjadi kunci kegiatan menjadi sukses. Administrasi memiliki instrumen yang banyak dan terperinci. Sebaiknya, dalam kegaitan yang diselenggarakan sekretaris kegiatan tersebut hendaknya perlu mempelajari dan menganalisis kebutuhan administrasi yang harus dikerjakan. Salah satu yang menjadi perhatian adalah ketika menyusun surat perjanjian atau yang kerap dikenal dengan letter of agreement. Surat perjanjian ini dibuat sebagai bentuk kesepakatan para pihak. Terutama ketika IPM melibatkan pihak lain dalam pelaksanaan kegiatan, seperti letter of agreement yang dibuat antara Pimpinan dengan pihak terkait, antara panitia dengan sponsor atau pengisi acara, dan lain sebagainya.
Alasan mengapa suatu perjanjian harus dituliskan dalam bentuk formal adalah karena adanya hubungan yang terjadi antara para pihak berkaitan dengan harta kekayaan. Untuk menjaga harta kekayaan itu tidak disalahgunakan, maka sebaiknya perlu adanya kesepakatan tertulis antara para pihak terkait. Tujuannya, agar para pihak memiliki peraturan dalam mendapatkan hak maupun memenuhi kewajibannya. Sedikitnya dalam suatu perjanjian memuat beberapa hal antara lain: judul perjanjian, waktu dan tempat perjanjian, identitas para pihak, pasal perjanjian, pengakhiran perjanjian, maupun materi khusus yang perlu dituliskan dan diakhir perjanjian harus ditanda tangani oleh para pihak terkait beserta saksi.
Lalu, muncul pertanyaan “mengapa perjanjian tersebut harus dituliskan dengan rinci?” jawabannya, agar dapat menghindari kesalahan maupun kealpaan para pihak terkait sehingga tidak mengganggu jalannya kegiatan. “Bukankah membuat hal seperti itu sulit?” jawabannya, Iya memang sulit, tapi prinsipnya lebih baik sulit di awal kegiatan untuk menghindari kesalahan di kemudian hari.
*) Catatan
- Penulis adalah Linta Ulinnuha Bahraine, Bendahara PP IPM, Mahasiswa Hukum UII, Majelis Hukum HAM PDM Kota Yogyakarta, mantan Ketua Bidang Advokasi PW IPM DIY
- Substansi tulisan sepenuhnya tanggung jawab penulis
